Để hóa đơn được xuất ra đúng quy định pháp luật thuế thì phải đảm bảo hóa đơn đó hợp lệ. Để tránh xảy ra trường hợp hóa đơn điện tử không hợp lệ thì cá nhân, tổ chức cần nắm được quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ. Dựa vào đó để thực hiện quyền và nghĩa vụ khi lập và xuất hóa đơn điện tử. Vậy, quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ hiện nay như thế nào? Hãy cùng Tìm luật tìm hiểu về vấn đề này nhé.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hóa đơn điện tử là gì?
Hiện nay việc sử dụng hóa đơn điện tử đã bao phủ hầu hết các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh. Đối với những doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh mới được thanh lập cần biết và sử dụng hóa đơn điện đúng cách. Vì vậy, cá nhân, tổ chức kinh doanh cần nắm được quy định về hóa đơn điện tử để sủ dụng đúng pháp luật. Căn cứ vào Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử như sau:
– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử hiện nay được phân loại để dễ dàng quản lý và sử dụng phù hợp với loại hình kinh doanh của cá nhân, tổ chức. Cá nhân, tổ chức có thể lựa chọn sử dụng phù hợp với loại hình kinh doanh của mình những phải đảm bảo thực hiện đúng theo quy định pháp luật. Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử bao gồm 2 loại như sau:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ
Được hóa đơn được lập và xuất đúng quy định thì hóa đơn điện tử phải hợp lệ. Có nhiều cá nhân, tổ chức xuất hóa đơn không lệ gây ảnh hưởng đến việc tính thuế, nộp thuế đúng quy định. Vì vậy, khi lập và xuất hóa đơn điện tử thì cá nhân, tổ chức cần nắm được quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ. Hiện nay, hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ, cụ thể như sau:
Tính hợp pháp:
Pháp luật hiện hành có quy định về hóa đơn điện tử không hợp pháp. Cá nhân, tổ chức cần nắm được những quy định này để tránh sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp. Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc:
– Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả;
– Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;
– Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;
– Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
– Sử dụng hóa đơn mua hàng hoá, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
– Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền/chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế/cơ quan công an/các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
Theo đó, có thể hiểu hóa đơn hợp pháp là hóa đơn không thuộc các trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp nêu trên.
Tính hợp lệ:
Có nhiều hóa đơn điện tử hiện nay được lập và xuất không hợp lệ, dẫn đến việc xảy ra sai sót và việc xử lý tốn nhiều thời gain và chi phí. CChínhvif vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử cần đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn. Tính hợp lệ được thể hiện khi hóa đơn đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn. Cụ thể:
– Hóa đơn điện tử phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định về hóa đơn và pháp luật về thuế GTGT như điền đầy đủ ngày, tháng, năm lập hóa đơn; họ tên, địa chỉ, mã số thuế (bên bán) và người mua; tên, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ;…
– Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML và gồm 02 thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
– Đúng thông tin đăng ký theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Tính hợp lý:
Hóa đơn điện tử được xác định là hợp lý khi hóa đơn điện tử đó thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cá nhân, tổ chức (là những hoạt động được xác định trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh).
Lưu ý:
– Hóa đơn điện tử có đầy đủ các tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý sẽ là căn cứ để xác định chi phí của hàng hóa, dịch vụ của hóa đơn có được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài việc phải đáp ứng các yếu tố trên, hóa đơn điện tử còn phải đáp ứng một số yêu cầu khác như: không vượt định mức, không vượt mức khống chế…
Thông tin liên hệ
Vấn đề “Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ mới năm 2023” đã được Tìm luật giải đáp thắc mắc ở bên trên. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng liên quan tới mẫu đơn nghỉ việc. Hy vọng giúp ích cho bạn trong cuộc sống.
Câu hỏi thường gặp
Nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử
Theo điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đảm bảo đầy đủ nội dung theo Điều 10 Nghị định này như sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
– Số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT…
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ?
Một số trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:
– Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
– Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: …, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
– Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã)…
– Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
Theo đó, nếu thuộc một trong các trường hợp nêu trên, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán vẫn hợp lệ.