Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử thường được sử dụng trong thương mại điện tử, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và dễ dàng quản lý. Hóa đơn điện tử sai thông tin có thể gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực, có thể dẫn đến nhầm lẫn trong ghi chép sổ sách, gây rắc rối trong việc quản lý tài chính. Khi đó, nhiều người băn khoăn không biết liệu căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, “Xử lý hóa đơn điện tử sai tên người mua hàng như thế nào?“. Tìm Luật sẽ giúp bạn độc làm rõ thắc mắc này ngay sau đây.
Thế nào là hóa đơn hợp pháp?
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn được lập và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn hợp pháp không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác mà còn tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác trong các giao dịch kinh doanh. Vì vậy, việc kiểm tra và xác minh thông tin trên hóa đơn trước khi phát hành là rất quan trọng để tránh những hậu quả không mong muốn.
Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong đó, các nội dung của hóa đơn được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đơn cử như:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
– Số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
– Thời điểm lập hóa đơn;
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; …
Xử lý hóa đơn điện tử sai tên người mua hàng như thế nào?
Hóa đơn điện tử mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng, hỗ trợ việc lưu trữ và truy xuất thông tin nhanh chóng, thuận tiện cho việc kiểm tra và báo cáo thuế. Hóa đơn điện tử thường được ký số và mã hóa, giúp đảm bảo tính xác thực và bảo mật thông tin. Hóa đơn điện tử sai tên người mua hàng có thể gây ra một số ảnh hưởng đáng kể, người mua có thể gặp khó khăn trong việc khấu trừ thuế hoặc trong việc quyết toán thuế, dẫn đến rủi ro bị xử phạt từ cơ quan thuế.
Rắc rối trong kế toán: Sai tên có thể dẫn đến khó khăn trong việc ghi chép và quản lý tài chính, ảnh hưởng đến việc tổng hợp số liệu.
Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
……
Theo đó, trường hợp xuất hóa đơn sai tên người mua hàng thì xử lý như sau:
[1] Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua sai tên người mua thì người bán thực hiện các công việc sau:
– Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
– Xuất hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
[2] Nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện sai tên thì xử lý như sau:
– Sai sót tên nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua và cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hóa đơn có sai sót. Nếu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên người mua chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần thông báo với cơ quan thuế.
– Không phải lập lại hóa đơn.
[3] Nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện sai tên người mua và có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
– Xuất hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót: Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm.”
– Xuất hóa đơn thay thế: Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm.”
Trường hợp nào hóa đơn không cần có tên người mua?
Hóa đơn là tài liệu cần thiết để doanh nghiệp kê khai thuế, giúp xác định số thuế phải nộp và quyền khấu trừ thuế, giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí và kiểm soát dòng tiền, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Trên thực tế, có một số loại hóa đơn tài chính hoặc biên lai có thể không yêu cầu có tên người mua. Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử mà không cần ghi tên người mua, đặc biệt nếu là giao dịch nội bộ hoặc theo quy định của hệ thống kế toán.
Theo khoản 5 và khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:
Nội dung của hóa đơn
……
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
…..
14. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung
…..
c) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
d) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
……
Như vậy, hóa đơn không cần có tên người mua khi thuộc các trường hợp dưới đây:
– Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh.
– Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
– Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ.
– Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc về vấn đề ”Xử lý hóa đơn điện tử sai tên người mua hàng như thế nào?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Mọi thắc mắc, vướng mắc xin vui lòng gửi đến timluat để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đảm bảo yêu cầu nào?
Căn cứ theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đảm bảo yêu cầu như sau:
– Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Không bắt buộc có chữ ký số.
– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Doanh nghiệp sử dụng thông tin hóa đơn điện tử thông qua hình thức nào?
Doanh nghiệp sử dụng thông tin hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử thông qua hình thức truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử theo các nội dung thông tin hóa đơn điện tử.
Riêng đối với các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức tín dụng, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sử dụng thông tin hóa đơn điện tử thông qua hình thức ký quy chế trao đổi thông tin hoặc ký hợp đồng. Trong trường hợp này các cơ quan trên sẽ đăng ký và được cấp quyền truy cập, kết nối, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế.