Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử thường chứa các thông tin như tên người bán, người mua, mã số thuế, số hóa đơn, ngày tháng, mô tả hàng hóa, dịch vụ và giá trị. Ở nhiều quốc gia, hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc để nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế. Khi đó, nhiều người băn khoăn không biết liệu căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, “Tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?“. Băn khoăn này của quý bạn đọc sẽ được Tìm Luật giải đáp ngay sau đây nhé.
Hóa đơn không cần có đủ nội dung trong trường hợp nào?
Hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế. Theo xu hướng toàn cầu hóa và công nghệ số, hóa đơn điện tử là giải pháp hiện đại, đáp ứng nhu cầu của thị trường hiện nay. Hóa đơn điện tử có thể được mã hóa và bảo vệ bằng nhiều biện pháp an ninh, giúp bảo vệ thông tin cá nhân và thương mại. Từ đó, góp phần vào quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp cải thiện quy trình làm việc và nâng cao khả năng cạnh tranh.
Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải có các nội dung bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, số lượng, đơn giá, thuế suất, chữ ký điện tử của người bán và người mua…
Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không cần có đầy đủ nội dung theo quy định. Dưới đây 10 trường hợp hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung:
– Chữ ký điện tử của người mua: Không cần có trên hóa đơn điện tử, trừ khi người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận với người bán về việc ký số, ký điện tử.
– Hóa đơn của cơ quan thuế cấp: Không cần có chữ ký số của người bán, người mua.
– Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại: Không cần có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nếu người mua là cá nhân không kinh doanh.
– Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không cần có các chỉ tiêu như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký điện tử của người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
– Hóa đơn là tem, vé, thẻ: Không cần có chữ ký số của người bán (trừ khi tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Nếu tem, vé, thẻ có sẵn mệnh giá thì không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
– Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không: Không cần có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán nếu chứng từ được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh.
– Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt: Không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá nếu có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng.
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Không cần có tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán. Các thông tin liên quan đến lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển được thể hiện theo cách ghi khác.
– Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không: Không cần có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, đơn vị tính, số lượng, đơn giá nếu hóa đơn được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.
– Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý: Không cần có đơn giá nếu hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp.
– Hóa đơn của doanh nghiệp quốc phòng an ninh: Không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá, phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên nếu hoạt động phục vụ quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ.
Tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
Hóa đơn điện tử có nhiều ý nghĩa quan trọng, giúp chính phủ và cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, theo dõi hoạt động kinh doanh và thuế. Hóa đơn điện tử dễ dàng được lưu trữ, tra cứu và tổng hợp, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính. Qua đó cũng góp phần giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài chính. Việc đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác trên hóa đơn giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra và xác minh các giao dịch, từ đó tránh việc gian lận thuế.
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn được lập và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn hợp pháp không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác mà còn tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác trong các giao dịch kinh doanh. Vì vậy, việc kiểm tra và xác minh thông tin trên hóa đơn trước khi phát hành là rất quan trọng để tránh những hậu quả không mong muốn.
Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong đó, các nội dung của hóa đơn được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đơn cử như:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
– Số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
– Thời điểm lập hóa đơn;
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; …
Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai tên người mua hàng
Hóa đơn là chứng từ pháp lý xác nhận giao dịch mua bán. Nội dung chính xác giúp xác định quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan. Nếu có tranh chấp xảy ra, hóa đơn sẽ là bằng chứng để bảo vệ quyền lợi của người mua. Nội dung rõ ràng giúp dễ dàng chứng minh điều này. Đối với doanh nghiệp, thông tin chi tiết giúp theo dõi, phân tích và lập kế hoạch tài chính, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.
Tùy từng trường hợp, hóa đơn sai tên người mua hàng được xử lý như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn sai tên người mua hàng đã được cấp mã chưa gửi người mua
Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua bị sai tên người mua thì:
Bước 1: Người bán gửi thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua hàng nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót
Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn
Bước 2: Người bán gửi thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế)
Trường hợp 3: Hóa đơn sai tên người mua và có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn 01 trong 02 cách sau:
– Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc về vấn đề ”Tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Mọi thắc mắc, vướng mắc xin vui lòng gửi đến timluat để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời.
Câu hỏi thường gặp
Xử lý hóa đơn đã mua nhưng không sử dụng như thế nào?
Khi doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế sẽ xử lý như sau:
– Trước tiên doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.
– Tiếp theo cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.
Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử được định dạng như thế nào?
Tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định hóa đơn điện tử được định dạng như sau:
– Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
– Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
– Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.