Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và khoa học công nghệ phát triển như hiện nay. Nhiều quốc gia, bao gồm Việt Nam, đã ban hành quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch thương mại. Việc tra cứu hóa đơn trên trang hóa đơn điện tử là cần thiết, giúp xác minh rằng hóa đơn đã được phát hành hợp pháp và có giá trị pháp lý. Hiện nay, nhiều người băn khoăn không biết liệu căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, “Tra cứu hóa đơn trên trang hóa đơn điện tử như thế nào?“. Vấn đề này sẽ được Tìm Luật giải đáp ngay sau đây nhé.
Nội dung hóa đơn điện tử gồm những gì?
Hóa đơn đầy đủ thông tin là tài liệu quan trọng trong quá trình kiểm toán, giúp cơ quan thuế hoặc kiểm toán viên dễ dàng rà soát các giao dịch. Thông tin rõ ràng trên hóa đơn giúp bảo vệ quyền lợi của cả người mua và người bán trong trường hợp có tranh chấp về giao dịch. Các loại thông tin như mã số thuế, ngày lập hóa đơn và tổng giá trị trên hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ và đúng hạn.
Khoản 1 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung hóa đơn gồm các tiêu thức sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
– Số hóa đơn
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
– Thời điểm lập hóa đơn và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
– Thời điểm ký số trên HĐĐT.
– Mã của cơ quan thuế đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
– Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
– Nội dung khác trên hóa đơn: Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.
Bên cạnh đó, khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng nêu rõ những trường hợp khi lập hóa đơn không nhất thiết phải có đủ nội dung.
Tra cứu hóa đơn trên trang hóa đơn điện tử như thế nào?
Tra cứu hóa đơn trên trang hóa đơn điện tử là quá trình kiểm tra và xác minh thông tin của hóa đơn đã được phát hành và lưu trữ trên hệ thống điện tử. Điều này giúp người dùng, bao gồm cả doanh nghiệp và khách hàng, xác thực tính hợp lệ của hóa đơn. Việc kểm tra hóa đơn giúp phát hiện các trường hợp hóa đơn giả mạo hoặc không đúng quy định, từ đó bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro liên quan đến gian lận.
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP; không thuộc các trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn.
Theo đó, để kiểm tra hóa đơn đầu vào, NNT có thể tra cứu bằng cách sử dụng tài khoản hệ thống HĐĐT:
Bước 1: Truy cập website https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Đăng nhập hệ thống tra cứu HĐĐT bằng tên đăng nhập (MST) và mật khẩu đã được cung cấp. Nhập mã captcha tương ứng.
Bước 3: Chọn mục “Tra cứu” => “Tra cứu hóa đơn”.
Bước 4: Tại chức năng “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”, chọn/nhập thông tin:
+ “Trạng thái hoá đơn”
+ “Kết quả kiểm tra”: Tra cứu lần lượt 3 mục “Đã cấp mã hóa đơn”; “Tổng cục thuế đã nhận không mã” và “Tổng cục thuế đã nhận hoá đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền” (để tra cứu được cả hóa đơn có mã và không mã).
+ “Ngày lập hóa đơn” theo khoảng thời gian muốn tra cứu (Thời hạn tra cứu tối đa là 31 ngày, nếu muốn tra cứu của nhiều tháng thì phải tra cứu nhiều lần).
Bước 5: Nhấn “Tìm kiếm”. Kiểm tra hoá đơn cần tìm ở 2 tab “Hoá đơn điện tử” và “Hoá đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”.
Bước 6: Hệ thống hiển thị danh sách hoá đơn thoả mãn điều kiện tra cứu.
Hệ thống hỗ trợ xem thông tin chi tiết từng hóa đơn, in hóa đơn và kết xuất hóa đơn ra định dạng XML, click vào hoá đơn muốn xem để có thể thực hiện các tính năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.
Lưu ý:
Không ít trường hợp khi kiểm tra thì hóa đơn hợp pháp nhưng sau đó đơn vị bán ra bỏ trốn dẫn đến rủi ro về hóa đơn, lúc này đơn vị mua vào sẽ phải giải trình với cơ quan thuế về hóa đơn có liên quan. Vì vậy, NNT cần thường xuyên tra cứu hoá đơn điện tử để kịp thời xử lý.
HĐĐT không có mã của CQT chỉ có thể tra cứu được khi người bán đã gửi dữ liệu đến CQT (tồn tại trên hệ thống HĐĐT).
Trường hợp nào ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có thể xảy ra trong một số trường hợp nhất định. Nếu doanh nghiệp bị giải thể, phá sản hoặc ngừng hoạt động kinh doanh, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không còn cần thiết. Hoặc trong trường hợp doanh nghiệp không tuân thủ các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử và bị xử lý vi phạm, doanh nghiệp cũng có thể sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cho đến khi khắc phục tình hình.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
– Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
– Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
– Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.
(Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc về vấn đề ”Tra cứu hóa đơn trên trang hóa đơn điện tử”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Mọi thắc mắc, vướng mắc xin vui lòng gửi đến timluat để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời.
Câu hỏi thường gặp
Khi nào hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử?
Căn cứ khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT bao gồm:
– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng HĐĐT.
– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ HĐĐT theo từng lần phát sinh.
– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ HĐĐT theo từng lần phát sinh.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử là khi nào?
Hóa đơn điện tử hiện nay sẽ bao gồm những loại hóa đơn sau:
– Hóa đơn giá trị gia tăng;
– Hóa đơn bán hàng;
– Tem điện tử;
– Vé điện tử;
– Thẻ điện tử;
– Phiếu thu điện tử;
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử;
– Các chứng từ điện tử có tên gọi khác.