Cách xử lý hóa đơn bị sai tên công ty như thế nào?

Hóa đơn không chỉ là một tài liệu giao dịch mà còn đóng vai trò thiết yếu trong quản lý, pháp lý và tài chính của doanh nghiệp. Đây là bằng chứng xác nhận giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng, giúp xác minh sự tồn tại của giao dịch. Hóa đơn bị sai thông tin là trường hợp hóa đơn có những thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ so với thực tế giao dịch. Thông tin sai lệch có thể làm ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của doanh nghiệp, dẫn đến các vấn đề pháp lý. Khi đó, nhiều người băn khoăn không biết liệu căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, “Cách xử lý hóa đơn bị sai tên công ty như thế nào?“. Bài viết sau của Tìm Luật sẽ giúp độc giả làm rõ vấn đề này.

Cách xử lý hóa đơn bị sai tên công ty như thế nào?

Hóa đơn là tài liệu chứng nhận giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ giữa người bán và người mua. Hóa đơn giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện việc kê khai thuế một cách chính xác, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Việc có thông tin sai trên hóa đơn có thể dẫn đến những vấn đề như khó khăn trong việc kê khai thuế, quản lý tài chính, và ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng. Do đó, việc kiểm tra và đảm bảo thông tin trên hóa đơn là rất quan trọng.

Để xử lý hóa đơn đầu vào sai tên công ty, kế toán cần dựa trên quy định của pháp luật về hóa Căn cứ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các công văn hướng dẫn liên quan.

Dưới đây là cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên công ty tương ứng với từng trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty chưa gửi cho người mua

Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua mà sai tên công ty thì người bán:

Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT => Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty, không sai các nội dung khác đã gửi cho người mua

(1) Hóa đơn điện tử có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế, các nội dung thì người bán:

Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

(2) Hóa đơn điện tử không có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua

– Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:

Bước 1: Trong trường hợp này, người bán có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ của người mua, và lập hóa đơn thay thế như sau:

Bước 2: Người bán và người mua tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).

Bước 3: Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập

Bước 4: Sau đó chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).

Bước 5: Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.

– Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:

Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và nội dung khác đã gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử có mã/không mã sai tên công ty và có sai: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn;thuế suất; tiền thuế/hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót – thực hiện làm theo cách 1):

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử sai tên công ty do cơ quan thuế phát hiện

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2, quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?

Hóa đơn có nhiều ý nghĩa quan trọng trong giao dịch thương mại, là tài liệu giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí và tình hình tài chính, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Hóa đơn điều chỉnh là loại hóa đơn được phát hành để điều chỉnh thông tin sai sót trên hóa đơn trước đó. Việc hủy hóa đơn điều chỉnh có thể phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia hoặc vùng lãnh thổ.

Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

…

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

…

Đồng thời, tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn như sau:

Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:

+ Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).

+ Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).

Như vậy, trường hợp đã thực hiện xuất hoá đơn điều chỉnh/thay thế hoá đơn điện tử có sai sót trước đó, nếu hoá đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục có sai sót thì không được huỷ hoá đơn điều chỉnh/thay thế mà phải thực hiện xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho hoá đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót.

Tức là đã lựa chọn phương thức điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì phải tiếp tục thay thế đến khi nào đúng thì dừng. Không được hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế để lập hóa đơn mới cũng không được đang điều chỉnh chuyển sang lập hóa đơn thay thế.

Hóa đơn sai địa chỉ người mua xử lý như thế nào?

Hóa đơn không chỉ là một tài liệu quan trọng trong giao dịch thương mại mà còn đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và phát triển doanh nghiệp. Việc xuất hóa đơn đầy đủ và chính xác thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, từ đó nâng cao uy tín và niềm tin từ khách hàng. Việc có sai sót trong hóa đơn có thể dẫn đến việc quản lý tài chính không chính xác, ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.

Tùy vào việc hóa đơn sai địa chỉ người mua đã gửi cho người mua hay chưa, có sai tiêu thức nào khác không và do ai phát hiện sai sót mà sẽ có cách xử lý tương ứng.

Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua bị sai địa chỉ thì hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới gửi lại cho người mua.

Cụ thể, quy trình xử lý như sau:

Bước 1: Người nộp thuế lập mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót gửi cơ quan thuế.

Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Do hóa đơn có sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.

Bước 2: Người nộp thuế lập hóa đơn điện tử mới ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót để gửi cho người mua.

Lưu ý:

– Cách này được áp dụng cho tất cả các lỗi sai (chỉ cần chưa gửi cho người mua).

– Trường hợp này bên bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn.

– Có thể làm mẫu 04/SS-HĐĐT cho 01/nhiều hóa đơn có sai sót.

– Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Thông tin liên hệ

Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc về vấn đề ”Cách xử lý hóa đơn bị sai tên công ty như thế nào?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Mọi thắc mắc, vướng mắc xin vui lòng gửi đến timluat để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời.

Câu hỏi thường gặp