Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một công cụ quan trọng trong quản lý và điều chỉnh các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định của pháp luật, việc sử dụng “Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất” là điều cần thiết.
Trong bài viết này, Tìm luật sẽ cung cấp các thông tin liên quan tới Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về cách lập và sử dụng biên bản điều chỉnh trong việc quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Download mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất
Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khi thực hiện việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, điều quan trọng là tuân thủ đúng quy trình và đảm bảo tính chính xác trong tất cả các thông tin. Điều này giúp tránh được các sai sót và rủi ro phát sinh sau này. Khi lập Biên bản điều chỉnh hoá đơn cần lưu ý những nội dung sau:
– Ngày trên hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày.
– Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
– Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
– Đối với hóa đơn điện tử thì biên bản điều chỉnh cho hoá đơn điện tử sẽ được bên bán và bên mua ký điện tử và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Trường hợp người mua không có chữ ký điện tử thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận bằng giấy ghi rõ sai sót có chữ ký của người bán và người mua. (Theo hướng dẫn của Tổng cục thuế tại Công văn 3441/TCT-CS ngày 28/9/2019)
Ngoài ra, theo Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về Điều chỉnh hoá đơn bao gồm cả Hoá đơn điện tử thì với các trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Khi nào phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo quy định, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không bắt buộc, mà chỉ thực hiện khi bên bán và bên mua đã thỏa thuận trước về việc lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Trong trường hợp này, biên bản cần ghi rõ các sai sót của hóa đơn đã lập trước khi tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn chứa thông tin sai sót đó.
Căn cứ theo Khoản 2 Điểm b Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
“Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Phân biệt biên bản điều chỉnh và biên bản huỷ hoá đơn điện tử
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân và hộ kinh doanh đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, có hiệu lực từ ngày 1/11/2020. Do đây là một thay đổi mới, nhiều nhà quản lý tài chính có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng biên bản điều chỉnh hoặc biên bản huỷ hoá đơn điện tử.
Về trường hợp sử dụng:
– Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử: được sử dụng khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua, hàng hóa đã được giao hoặc dịch vụ đã được cung ứng, và cả người bán và người mua đã thực hiện kê khai thuế.
– Biên bản hủy hóa đơn điện tử: được sử dụng khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua, nhưng hàng hóa hoặc dịch vụ chưa được giao hoặc cung ứng; hoặc khi hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, nhưng cả người bán và người mua chưa thực hiện kê khai thuế.
Về tính bắt buộc của chữ ký điện tử:
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký điện tử của cả bên bán và bên mua, trong khi đó, biên bản hủy hóa đơn không được áp buộc phải có chữ ký điện tử.
Tuy nhiên, trong giai đoạn chuyển tiếp và thực hiện áp dụng hoá đơn điện tử từ ngày 1/11/2018 đến 31/10/2020, Tổng cục Thuế đã cho phép các doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử có thể lập biên bản điều chỉnh trên giấy và ký tay, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho họ.
Tìm Luật đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Download mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất” Ngoài ra, chúng tôi có hỗ trợ khác thông tin pháp lý khác liên quan như là điều kiện để tạm hoãn nghĩa vụ quân sự… các tin tức, mẫu đơn pháp lý chuẩn xác, cập nhật mới nhất theo quy định pháp luật. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, vui lòng cập nhật trang web để nắm bắt được thông tin, tình hình pháp lý mới nhất phục vụ cho các vấn đề trong cuộc sống.
Câu hỏi thường gặp
Một số lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Lưu ý những trường hợp sau để thực hiện lập biên bản đúng theo luật:
Ngày ghi trên biên bản và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải là cùng một ngày.
Biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ nội dung hóa đơn số…ngày tháng, Ký hiệu… xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày… tháng… ký hiệu… Nội dung điều chỉnh.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?
Trong quá trình làm nghiệp vụ, kế toán có thể bị mắc những sai sót về ngày, về số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Chính vì thế, biên bản điều chỉnh được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh để giúp kế toán sửa các lỗi sai này.