Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?

Hóa đơn là một tài liệu chứng từ được phát hành bởi người bán cho người mua, xác nhận việc mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Hóa đơn là bằng chứng pháp lý cho giao dịch và thường được sử dụng để kiểm tra, kiểm soát tài chính và quyết toán thuế. Ngày nay, hóa đơn điện tử trở nên phổ biến vì có thể dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý tài chính và kế toán, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Hiện nay, nhiều người băn khoăn không biết liệu căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, “Nguyên nhân không tra cứu được hóa đơn trên trang hóa đơn điện tử là gì?“. Độc giả sẽ được giải đáp vấn đề này thông qua bài viết sau của Tìm Luật nhé.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn không chỉ là một chứng từ đơn thuần mà còn là công cụ quản lý và hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả. Thông qua hóa đơn, doanh nghiệp có thể phân tích xu hướng tiêu dùng, nhu cầu thị trường và hiệu quả của các chiến lược marketing. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thường là loại hóa đơn mà doanh nghiệp phát hành mà không được cơ quan thuế cấp mã số hoặc không được xác thực qua hệ thống của cơ quan thuế.

Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

…

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

…

Theo quy định trên thì hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử hợp lệ có giá trị pháp lý và được công nhận bởi cơ quan thuế. Điều này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về các vấn đề pháp lý. Việc sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ tạo cơ sở để doanh nghiệp kê khai và quyết toán thuế, giúp giảm nguy cơ gian lận trong giao dịch, bảo vệ doanh nghiệp khỏi các hoạt động phi pháp. Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều loại hóa đơn điện tử khác nhau, cũng có loại hóa đơn điện tử mà không có mã của cơ quan thuế.

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

…

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

…

Tại khoản 1 Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

…

Theo đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế. Trong có 02 loại hóa đơn:

(1) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

(2) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Như vậy, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn hợp lệ khi đảm bảo các điều kiện được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được cơ quan thuế chấp nhận.

Hóa đơn điện tử được lập, quản lý, sử dụng theo nguyên tắc nào?

Việc đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và bảo vệ quyền lợi kinh doanh. Hóa đơn hợp lệ dễ dàng được lưu trữ, truy xuất và kiểm tra, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong quản lý tài chính. Doanh nghiệp khi sử dụng loại hóa đơn này cần lưu ý tuân thủ theo các nguyên tắc mà pháp luật đề ra.

Tại Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệul

– Phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

– Trường hợp người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

– Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.

– Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

Thông tin liên hệ

Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc về vấn đề ”Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Mọi thắc mắc, vướng mắc xin vui lòng gửi đến timluat để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời.

Câu hỏi thường gặp