Không tra cứu được hóa đơn đầu vào trên trang hóa đơn điện tử vì sao?

Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được phát hành, gửi và lưu trữ dưới dạng điện tử thay vì dạng giấy. Hóa đơn này chứa thông tin tương tự như hóa đơn giấy, bao gồm các thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ, và thường được ký số để đảm bảo tính hợp pháp. Hóa đơn điện tử là một giải pháp hiện đại, tiện lợi và hiệu quả cho việc quản lý giao dịch mua bán trong doanh nghiệp. Hiện nay, nhiều người băn khoăn không biết liệu căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, “Không tra cứu được hóa đơn đầu vào trên trang hóa đơn điện tử vì sao?“. Lời giải đáp sẽ được Tìm Luật phân tích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Có thể tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lưu trữ và xử lý trong hệ thống máy tính, giúp tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ. Trên thực tế, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy, nếu được phát hành và lưu trữ đúng quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử thường được ký số bởi người phát hành để đảm bảo tính xác thực và bảo mật thông tin, có thể được gửi trực tiếp qua email hoặc các hệ thống điện tử, giúp rút ngắn thời gian giao dịch.

Hiện nay, có thể tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế; Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn và tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice.

* Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Đối với những người lựa chọn tra cứu hóa đơn điện tử tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế thì làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, bạn sẽ thấy được dòng thông tin về trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị là Đã cấp mã hóa đơn.

Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì khi đó hóa đơn của bạn không tồn tại. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại thông tin mà mình đã đăng xem đã đúng hay chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.

* Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ này cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.

Bước 2: Chọn ô “Tra cứu” rồi click vào “Tra cứu hoá đơn”.

Bước 3: Click chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.

Khi bạn muốn xem thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm”. Tại nơi hiển thị kết quả, click vào hoá đơn muốn xem để có thể thực hiện các chức năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.

* Tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Để tra cứu hóa đơn điện tử, thực hiện theo 3 cách sau đây:

Tra cứu trực tiếp trên trang tra cứu hóa đơn điện tử https://einvoice.fast.com.vn:

Bước 1: Bạn lấy mã số tra cứu hóa đơn được gửi theo email thông báo phát hành nhận được. Tiếp theo, chọn mục “Mã nhận hóa đơn”, sao chép (Copy) “Mã số tra cứu hóa đơn” rồi dán (Paste) vào mục “Mã số”.

Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực” với chuỗi ký tự thể hiện trên màn hình.

Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.

Tra cứu bằng tệp XML của hóa đơn gốc

Bước 1: Tải tệp XML có sẵn trong Email thông báo phát hành về máy tính. Sau đó tích chọn ô “Hóa đơn gốc (XML)” để tải lên tệp tin hóa đơn điện tử có định dạng XML được gửi theo Email thông báo phát hành nhận được.

Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực”.

Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.

Tra cứu trên website https://invoice.fast.com.vn/

Bước 1: Truy cập trang https://invoice.fast.com.vn/ và click chọn mục “Tra cứu”.

Bước 2: Nhập mã số hóa đơn. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn chọn ô Xem trực tiếp, Tải hóa đơn gốc (XML) hoặc tải file PDF sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

Không tra cứu được hóa đơn đầu vào trên trang hóa đơn điện tử vì sao?

Hóa đơn đầu vào là chứng từ hợp pháp xác nhận giao dịch mua bán giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Hóa đơn điện tử đầu vào giữ vai trò chứng từ pháp lý, xác nhận giao dịch mua bán giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của pháp luật. Doanh nghiệp có thể quản lý và tra cứu hóa đơn một cách dễ dàng qua hệ thống điện tử, giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán và quản lý tài chính.

Lý do không tra cứu được hóa đơn đầu vào trên trang hóa đơn điện tử như sau:

Không tra cứu được hóa đơn điện tử do sự cố hệ thống

Đây được đánh giá là một trong những nguyên nhân cơ bản và khá phổ biến ở những phần mềm không chất lượng. Việc lỗi hệ thống thường xảy ra do sự cố cập nhật của phần mềm hoặc những điều chỉnh từ nhà phát hành. 

Bên cạnh đó, việc lỗi hệ thống cũng có thể bị ảnh hưởng do quá trình thực hiện đăng nhập của cá nhân người dùng sai quy trình khiến hệ thống “bị đơ” tạm thời.

Không tra cứu được hóa đơn điện tử do lỗi hệ thống

Thông thường những lỗi này thường rất ít khi xảy ra ở những phần mềm uy tín và có độ tin cậy cao được cung cấp bởi những đơn vị uy tín và chuyên nghiệp.

Do nhập sai mật khẩu đăng nhập

Đây cũng là một trong những lỗi sai thường thấy trong quá trình đăng nhập sử dụng hóa đơn điện tử

Nguyên nhân có thể xuất phát từ lỗi chủ quan trong quá trình đánh máy. Hoặc cũng có thể do người dùng trước đó hoặc quản lý đã thay đổi mật khẩu mà chưa thông báo với người dùng sau. Dẫn đến tình trạng không thể đăng nhập được vào phần mềm để sử dụng dịch vụ.

Không tra cứu được hóa đơn điện tử do nhập sai mã xác thực hiển thị trong quá trình đăng nhập

Cũng tương tự như việc nhập sai mật khẩu đăng nhập. Một số ít sẽ do sự chủ quan trong quá trình đánh máy nhập mật khẩu đăng nhập. 

Mặt khác, việc các mã xác thực thường xuất hiện với nhiều ký tự đặc biệt cũng rất dễ khiến các bạn bị nhầm lẫn trong quá trình đăng nhập vào phần mềm.

Do gõ sai số hóa đơn 

Thông thường một hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả phần thông tin dải hóa đơn kèm theo số hóa đơn. Chính vì vậy để có thể tra cứu hóa đơn, bạn cần nhập chính xác tuyệt đối dãy số và chữ của hóa đơn thì mới có thể tra cứu được hóa đơn.

Không tra cứu được hóa đơn điện tử do sự cố hệ thống kết nối mạng Internet

Một trong những lý do cũng khá phổ biến đó là do lỗi mạng kết nối. Điều dễ thấy ở phần mềm hóa đơn điện tử là cần phải có kết nối mạng Internet đầy đủ. 

Không tra cứu được hóa đơn điện tử do lỗi kết nối mạng Internet

Chính vì vậy, việc mất kết nối hoặc kết nối yếu cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả của việc không tra cứu được hóa đơn điện tử.

Lỗi phần cứng của máy tính

Đây được xem là lý do rất ít gặp, tuy nhiên, không phải là không có. Có trường hợp không tra cứu được hóa đơn điện tử do một vài chi tiết của máy tính bị hỏng, dẫn đến không thể tải dữ liệu hoặc tải hóa đơn điện tử.

Một điều dễ thấy ở lỗi chủ quan do máy tính đó là lỗi driver máy tính, từ đó không thể cập nhật được dữ liệu.

Bên cạnh đó, còn rất nhiều nguyên nhân khác nữa cũng ảnh hưởng ít nhiều đến việc không tra cứu được hóa đơn điện tử như: 

Quá trình lập hóa đơn xảy ra sự cố dẫn đến không có hóa đơn, hoặc hóa đơn bị lỗi.

Nhập sai tên đăng nhập.

Hết hạn sử dụng của phần mềm mà chưa gia hạn.

Vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn bị xử phạt thế nào?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn có thể được sử dụng để kê khai thuế một cách nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tuân thủ các quy định thuế. Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ trên các nền tảng an toàn, giúp bảo vệ thông tin doanh nghiệp và giảm thiểu nguy cơ mất mát dữ liệu. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu kiểm tra, thanh tra từ cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lưu ý về thời điểm lập hóa đơn.

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP), doanh nghiệp bị xử lý hành vi vi phạm pháp luật về thời điểm xuất hoá đơn như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

b) Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;

c) Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

…

3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;

b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;

c) Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;

d) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm c khoản 1 Điều này;

đ) Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;

e) Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh;

g) Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

h) Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định.

5. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định, trừ hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

Theo đó, tùy mức độ vi phạm, doanh nghiệp có hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt như sau:

STT	Hành vi	Mức phạt
1	Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ	Cảnh cáo
2	Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế	Phạt tiền từ 03 – 05 triệu đồng
3	Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên)	Phạt tiền từ 04 – 08 triệu đồng
4	Không lập hóa đơn	Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng

Lưu ý: mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với tổ chức, trường hợp cá nhân vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 tổ chức.

Thông tin liên hệ

Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc về vấn đề ”Có thể tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Mọi thắc mắc, vướng mắc xin vui lòng gửi đến timluat để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời.

Câu hỏi thường gặp