Nguyên nhân không tra cứu được hóa đơn trên trang hóa đơn điện tử

Sự phát triển của công nghệ thông tin và các giải pháp phần mềm làm cho việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng hơn, từ đó gia tăng sự phổ biến của hóa đơn điện tử trong thị trường. Việc tra cứu hóa đơn điện tử là cần thiết vì nhiều lý do quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm tra xem hóa đơn có hợp lệ hay không, tức là đã được phát hành đúng quy trình và không bị giả mạo. Hiện nay, nhiều người băn khoăn không biết liệu căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, “Nguyên nhân không tra cứu được hóa đơn trên trang hóa đơn điện tử là gì?“. Độc giả sẽ được giải đáp vấn đề này thông qua bài viết sau của Tìm Luật nhé.

Hóa đơn điện tử là gì?

Với những lợi ích mang lại, hóa đơn điện tử đang trở thành lựa chọn phổ biến cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong các lĩnh vực thương mại điện tử và dịch vụ. Hóa đơn điện tử dễ dàng tra cứu, lưu trữ và thống kê, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính tốt hơn. Nhiều quốc gia đã đưa ra quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, thúc đẩy doanh nghiệp áp dụng loại hóa đơn này để tiết kiệm chi phí in ấn.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Cách tra cứu hóa đơn điện tử chuẩn pháp lý

Sự phát triển của công nghệ thông tin và phần mềm quản lý đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng hóa đơn điện tử. Trong thời buổi hiện này, hóa đơn điện tử có thể được phát hành và gửi ngay lập tức qua internet, thuận tiện cho cả người bán và người mua. Doanh nghiệp cần đăng ký và thiết lập hệ thống hóa đơn điện tử để có thể sử dụng và tra cứu hiệu quả. Việc tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn góp phần đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

* Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Đối với những người lựa chọn tra cứu hóa đơn điện tử tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế thì làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, bạn sẽ thấy được dòng thông tin về trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị là Đã cấp mã hóa đơn.

Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì khi đó hóa đơn của bạn không tồn tại. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại thông tin mà mình đã đăng xem đã đúng hay chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.

* Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ này cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.

Bước 2: Chọn ô “Tra cứu” rồi click vào “Tra cứu hoá đơn”.

Bước 3: Click chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.

Khi bạn muốn xem thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm”. Tại nơi hiển thị kết quả, click vào hoá đơn muốn xem để có thể thực hiện các chức năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.

* Tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Để tra cứu hóa đơn điện tử, thực hiện theo 3 cách sau đây:

Tra cứu trực tiếp trên trang tra cứu hóa đơn điện tử https://einvoice.fast.com.vn:

Bước 1: Bạn lấy mã số tra cứu hóa đơn được gửi theo email thông báo phát hành nhận được. Tiếp theo, chọn mục “Mã nhận hóa đơn”, sao chép (Copy) “Mã số tra cứu hóa đơn” rồi dán (Paste) vào mục “Mã số”.

Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực” với chuỗi ký tự thể hiện trên màn hình.

Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.

Tra cứu bằng tệp XML của hóa đơn gốc

Bước 1: Tải tệp XML có sẵn trong Email thông báo phát hành về máy tính. Sau đó tích chọn ô “Hóa đơn gốc (XML)” để tải lên tệp tin hóa đơn điện tử có định dạng XML được gửi theo Email thông báo phát hành nhận được.

Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực”.

Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.

Tra cứu trên website https://invoice.fast.com.vn/

Bước 1: Truy cập trang https://invoice.fast.com.vn/ và click chọn mục “Tra cứu”.

Bước 2: Nhập mã số hóa đơn. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn chọn ô Xem trực tiếp, Tải hóa đơn gốc (XML) hoặc tải file PDF sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

Nguyên nhân không tra cứu được hóa đơn trên trang hóa đơn điện tử

Có một số nguyên nhân khiến bạn không thể tra cứu được hóa đơn điện tử, nếu nhập sai các thông tin cần thiết nhưfHóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống mã số thuế, số hóa đơn, hoặc ngày lập hóa đơn cũng có thể dẫn đến việc không tìm thấy hóa đơn. Để giải quyết vấn đề không tra cứu được hóa đơn trên trang hóa đơn điện tử, bạn nên kiểm tra lại thông tin đã nhập, đảm bảo hóa đơn đã được phát hành và hệ thống tra cứu hoạt động bình thường.

1. Không tra cứu được hóa đơn điện tử do sự cố hệ thống

Đây được đánh giá là một trong những nguyên nhân cơ bản và khá phổ biến ở những phần mềm không chất lượng. Việc lỗi hệ thống thường xảy ra do sự cố cập nhật của phần mềm hoặc những điều chỉnh từ nhà phát hành. 

Bên cạnh đó, việc lỗi hệ thống cũng có thể bị ảnh hưởng do quá trình thực hiện đăng nhập của cá nhân người dùng sai quy trình khiến hệ thống “bị đơ” tạm thời.

Không tra cứu được hóa đơn điện tử do lỗi hệ thống

Thông thường những lỗi này thường rất ít khi xảy ra ở những phần mềm uy tín và có độ tin cậy cao được cung cấp bởi những đơn vị uy tín và chuyên nghiệp.

2. Do nhập sai mật khẩu đăng nhập

Đây cũng là một trong những lỗi sai thường thấy trong quá trình đăng nhập sử dụng hóa đơn điện tử

Nguyên nhân có thể xuất phát từ lỗi chủ quan trong quá trình đánh máy. Hoặc cũng có thể do người dùng trước đó hoặc quản lý đã thay đổi mật khẩu mà chưa thông báo với người dùng sau. Dẫn đến tình trạng không thể đăng nhập được vào phần mềm để sử dụng dịch vụ. áp dụng đối với tổ chức, trường hợp cá nhân vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 tổ chức.

3. Không tra cứu được hóa đơn điện tử do nhập sai mã xác thực hiển thị trong quá trình đăng nhập

Cũng tương tự như việc nhập sai mật khẩu đăng nhập. Một số ít sẽ do sự chủ quan trong quá trình đánh máy nhập mật khẩu đăng nhập. 

Mặt khác, việc các mã xác thực thường xuất hiện với nhiều ký tự đặc biệt cũng rất dễ khiến các bạn bị nhầm lẫn trong quá trình đăng nhập vào phần mềm.

4. Do gõ sai số hóa đơn 

Thông thường một hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả phần thông tin dải hóa đơn kèm theo số hóa đơn. Chính vì vậy để có thể tra cứu hóa đơn, bạn cần nhập chính xác tuyệt đối dãy số và chữ của hóa đơn thì mới có thể tra cứu được hóa đơn.

5. Không tra cứu được hóa đơn điện tử do sự cố hệ thống kết nối mạng Internet

Một trong những lý do cũng khá phổ biến đó là do lỗi mạng kết nối. Điều dễ thấy ở phần mềm hóa đơn điện tử là cần phải có kết nối mạng Internet đầy đủ. 

Không tra cứu được hóa đơn điện tử do lỗi kết nối mạng Internet

Chính vì vậy, việc mất kết nối hoặc kết nối yếu cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả của việc không tra cứu được hóa đơn điện tử.

6. Lỗi phần cứng của máy tính

Đây được xem là lý do rất ít gặp, tuy nhiên, không phải là không có. Có trường hợp không tra cứu được hóa đơn điện tử do một vài chi tiết của máy tính bị hỏng, dẫn đến không thể tải dữ liệu hoặc tải hóa đơn điện tử.

Một điều dễ thấy ở lỗi chủ quan do máy tính đó là lỗi driver máy tính, từ đó không thể cập nhật được dữ liệu.

Bên cạnh đó, còn rất nhiều nguyên nhân khác nữa cũng ảnh hưởng ít nhiều đến việc không tra cứu được hóa đơn điện tử như: 

• Nhập sai tên đăng nhập.
• Hết hạn sử dụng của phần mềm mà chưa gia hạn.
• Quá trình lập hóa đơn xảy ra sự cố dẫn đến không có hóa đơn, hoặc hóa đơn bị lỗi.

Thông tin liên hệ

Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc về vấn đề ”Nguyên nhân không tra cứu được hóa đơn trên trang hóa đơn điện tử”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Mọi thắc mắc, vướng mắc xin vui lòng gửi đến timluat để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời.

Câu hỏi thường gặp