Giấy chứng tử hay còn cách gọi khác là giấy khai tử. Giấy chứng tử là giấy xác nhận một người đã chết và chấm dứt mọi quan hệ pháp luật liên quan đến người đó. Giấy chứng tử là một trong những loại giấy tờ quan trọng, cần phải có để có thể giải quyết các thủ tục pháp luật khác như chia tài sản thừa kế, tài sản hôn nhân… Tuy nhiên trong trường hợp làm mất giấy chứng tử, thì thân nhân của người đã mất có thể xin cấp lại giấy chứng tử được không? Thủ tục xin cấp lại giấy chứng tử như thế nào năm 2023? hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé
Khi nào được xin cấp lại giấy chứng tử?
Theo quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử tại Khoản 1 Điều 24, Điều 40 Nghị định 123/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2016 thì:
– Trong trường hợp việc khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
– Việc khai tử của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc của người nước ngoài đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
Như vậy, việc đăng ký lại khai tử được thực hiện khi thân nhân yêu cầu cấp lại phải có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan. Đối với các trường hợp việc khai tử tại cơ quan có thẩm quyền sau ngày 01 tháng 01 năm 2016 thì chỉ yêu cầu xin cấp trích lục, không thực hiện đăng ký lại.
Thủ tục xin cấp lại giấy chứng tử
Căn cứ theo quy định tại Điều 28 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thủ tục đăng ký lại khai tử được thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
Hồ sơ đăng ký khai từ gồm có:
+ Tờ khai cấp lại giấy khai tử theo mẫu quy định;
+ Bản sao Giấy chứng tử trước đây được cấp hợp lệ. Nếu không có bản sao Giấy chứng tử hợp lệ theo quy định đã được cấp trước đây thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ liên quan có nội dung chứng minh sự kiện chết.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Đối với trường hợp đăng ký lại khai tử của người đã mất là công dân Việt Nam nộp hồ sơ trên Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây để giải quyết.
Trường hợp đăng ký lại khai tử của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc của người nước ngoài thì nộp tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đăng ký khai tử trước đây; nếu trước đây đăng ký khai tử ở Ủy ban nhân dân cấp xã thì nộp hồ sơ đăng ký lại khai tử do Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trên thực hiện; nếu khai tử trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc Sở Tư pháp thì việc đăng ký lại khai tử do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người yêu cầu thực hiện, nếu người đó không cư trú tại Việt Nam thì do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có trụ sở hiện nay của Sở Tư pháp thực hiện.
Bước 3: Kiểm tra hồ sơ và cấp giấy chứng tử:
Sau khi tiếp nhận hồ sơ thì cán bộ công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đó. Trường hợp xét thấy các thông tin hồ sơ yêu cầu cấp lại giấy chứng tử là đầy đủ, chính xác và việc đăng ký lại khai tử là đúng pháp luật thì báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký cấp bản chính trích lục hộ tịch cho người có yêu cầu; ghi nội dung đăng ký lại khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu khai tử ký, ghi rõ họ tên vào Sổ hộ tịch.
Trường hợp hồ sơ yêu cầu cấp lại giấy khai tử mà cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc.
Hướng dẫn hồ sơ thủ tục đăng ký khai tử lần đầu
Theo Điều 33 Luật Hộ tịch 2014, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử.
Hồ sơ đăng ký khai tử cần chuẩn bị
– Tờ khai đăng ký khai tử;
– Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử như:
- + Đối với người chết tại cơ sở y tế: Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy báo tử;
- + Đối với người chết do thi hành án tử hình: Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử…
– Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai tử.
Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
– Giấy tờ phải xuất trình:
- + Hộ chiếu/Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân;
- + Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền (trong trường hợp Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa hoàn thiện);
Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì xuất trình giấy tờ chứng minh nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người chết.
Lưu ý: Nếu gửi hồ sơ qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Thủ tục đăng ký khai tử
Bước 1: Nộp hồ sơ
Theo Điều 32 Luật Hộ tịch 2014, hồ sơ được gửi tới:
– UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của công dân Việt Nam
– UBND cấp huyện nơi cư trú cuối cùng của người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam.
– UBND xã ở khu vực biên giới đối với người nước ngoài cư trú tại xã đó.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
Người tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.
– Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Viết giấy tiếp nhận, ghi rõ ngày, giờ trả kết quả.
– Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện: Hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.
Nếu hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
Bước 3: Giải quyết khai tử
Công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử.
Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Thủ tục xin cấp lại giấy chứng tử như thế nào năm 2023?”. Nếu quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm các thông tin pháp lý hay về vấn đề pháp luật như điều kiện để tạm hoãn nghĩa vụ quân sự…hãy theo dõi thêm các bài viết của Tìm Luật để biết thêm các thông tin về pháp luật nhé
Câu hỏi thường gặp
Bị mất giấy khai tử thì có thể xin trích lục Giấy chứng tử hay không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trích lục hộ tịch để chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây. Ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký thì phải cấp bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản hộ tịch chính. Tuy nhiên, nếu mất bản gốc thì không thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính mà chỉ có thể thực hiện trích lục hộ tịch được cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch chính là bản sao được cấp từ sổ gốc.
Về giá trị của trích lục giấy chứng tử được quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, bản trích lục giấy chứng tử được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch cũng là bản sao và bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Có thể làm thủ tục ủy quyền cho người thân để đi xin lại giấy khai tử hay không?
Căn cứ Điều 6 Luật Hộ tịch 2014 quy định về quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân như sau:
Quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân
Công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam có quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch.
Quy định này cũng được áp dụng đối với công dân nước ngoài thường trú tại Việt Nam, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
Trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết việc ủy quyền.
Người chưa thành niên, người đã thành niên mất năng lực hành vi dân sự yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thông qua người đại diện theo pháp luật.
Theo quy định thì trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện.
Như vậy, đối với việc xin lại giấy chứng tử thì cá nhân có thể làm thủ tục ủy quyền cho người thân để người thân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền thực hiện xin lại giấy chứng tử.