Trên thực tế, có nhiều trường hợp người dân bị mất giấy khi sinh. Do đó, để có thể sử dụng giấy khai sinh cho các thủ tục hành chính thì người dân cần thực hiện làm lại giấy khai sinh. Có thể nhiều người hiện nay chưa nắm được thủ tục làm lại giấy khai sinh bị mất như thế nào? Nếu bạn đang gặp khó khăn khi làm lại giấy khai sinh, hãy tham khảo Hướng dẫn thủ tục làm lại giấy khai sinh bị mất năm 2023 dưới đây của Tìm luật nhé.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP
- Thông tư 04/2020/TT-BTP
- Luật Hộ tịch 2014
- Thông tư 85/2019/TT-BTC
Giấy khai sinh bị mất có làm lại được không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì người dân có thể đăng ký lại khai sinh trong trường hợp đã đăng ký khai sinh từ trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất. Tuy nhiên, trên thực tế, trường hợp cả Sổ hộ tịch và các giấy tờ liên quan lưu giữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch đều bị mất là việc rất hiếm khi xảy ra.
Mất giấy khai sinh bản gốc khi nào được cấp lại?
Theo Điều 40 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì có 03 điều kiện cần đáp ứng nếu muốn được cấp lại giấy khai sinh bản gốc:
– Việc khai sinh được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016;
– Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất;
– Người có yêu cầu còn sống tại thời điểm yêu cầu đăng ký lại.
Mất giấy khai sinh xin cấp lại ở đâu?
Theo Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh có thể thực hiện tại:
– UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây;
– UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú.
Ngoài ra, một số trường hợp có thể đăng ký lại khai sinh tại UBND cấp huyện bao gồm:
– UBND cấp huyện, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thực hiện đăng ký lại khai sinh.
– Trường hợp khai sinh trước đây được đăng ký tại UBND cấp xã thì việc đăng ký lại khai sinh do UBND cấp huyện cấp trên thực hiện.
– Trường hợp khai sinh trước đây được đăng ký tại UBND cấp tỉnh hoặc Sở Tư pháp thì việc đăng ký lại khai sinh do UBND cấp huyện nơi cư trú của người yêu cầu thực hiện; nếu người đó không cư trú tại Việt Nam thì do UBND cấp huyện nơi có trụ sở hiện nay của Sở Tư pháp thực hiện.
Hồ sơ làm lại giấy khai sinh bị mất gồm những gì?
Căn cứ theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Quyết định 1872/QĐ-BTP; Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định người có nhu cầu xin làm lại giấy khai sinh cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
* Giấy tờ phải nộp:
– Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu;
– Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm:
+ Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (bản sao được chứng thực từ bản chính, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh); Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.
+ Trường hợp người yêu cầu không có giấy tờ nêu trên thì phải nộp bản sao giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ như: Giấy CMND, Thẻ CCCD hoặc Hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.
Người yêu cầu đăng ký khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật.
– Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
* Giấy tờ phải xuất trình:
– Hộ chiếu hoặc CMND hoặc thẻ CCCD hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh.
– Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền làm lại giấy khai sinh (trong giai đoạn chuyển tiếp).
Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Người thực hiện làm lại giấy khai sinh có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại UBND cấp xã có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc xin cấp lại khai sinh online.
Thủ tục làm lại giấy khai sinh bị mất như thế nào?
Thủ tục làm lại giấy khai sinh được quy định theo Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:
*Trường hợp làm lại giấy khai sinh tại UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký lại khai sinh
Người dân đủ điều kiện làm lại giấy khai sinh nộp hồ sơ về cơ quan có thẩm quyền
Bước 2: Tiếp nhận và trả kết quả
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện làm lại giấy khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 16 Luật Hộ tịch 2014
Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch 2014 vào Sổ hộ tịch; cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân. Công chức tư pháp – hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch UBND cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.
*Trường hợp làm lại giấy khai sinh tại UBND không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký lại khai sinh
Người dân đủ điều kiện làm lại giấy khai sinh nộp hồ sơ về cơ quan có thẩm quyền
Bước 2: Đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh
Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại UBND cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
Bước 3: UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây trả lời việc lưu giữ sổ hộ tịch
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
Bước 4: UBND nơi đăng ký lại trả kết quả
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2 Điều 16 Luật Hộ tịch 2014.
Lưu ý:
– Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh;
Phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.
– Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó.
Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên;
Riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản (3) của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị
Thời gian giải quyết cấp lại khai sinh
– Nếu hồ sơ đầy đủ, không cần xác minh thì thời hạn giải quyết là trong 05 ngày làm việc;
– Trường hợp hồ sơ cần xác minh, thời hạn giải quyết là tối đa 25 ngày làm việc.
Phí, lệ phí
Theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 85/2019/TT-BTC quy định lệ phí hộ tịch trong đó có lệ phí đăng ký lại khai sinh thuộc thẩm quyền của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
Thông tin liên hệ
Tìm luật đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Hướng dẫn thủ tục làm lại giấy khai sinh bị mất năm 2023”. Ngoài ra, chúng tôi có giải đáp vấn đề pháp lý khác liên quan đến điều kiện hoãn nghĩa vụ quân sự. Rất hân hạnh được giúp ích cho bạn.
Câu hỏi thường gặp
Có được ủy quyền cho người khác làm đăng ký lại giấy khai sinh không?
Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 17 Mục II Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1872/QĐ-BTP năm 2020 như sau:
“Thủ tục đăng ký lại khai sinh
…
Cách thức thực hiện:
– Người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký lại khai sinh;
– Người thực hiện đăng ký lại khai sinh có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký trực tuyến.“
Như vậy, có thể ủy quyền cho người khác làm đăng ký lại khai sinh.
Có được cấp bản sao giấy khai sinh khi bị mất bản chính giấy khai sinh không?
Theo khoản 3 Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc như sau:
“1. Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.”
Như vậy, trường hợp bị mất bản chính Giấy khai sinh nhưng ở Sổ hộ tịch vẫn còn thông tin thì được cấp bản sao Giấy khai sinh.