Do một số lý do mà trong một số trường hợp cá nhân, tổ chức kinh doanh có những hóa đơn không hợp lệ. Để khắc phục những hóa đơn không hợp lệ đó, hiện nay có một số cách xử lý. Nếu bạn đang gặp khó khăn khi xử lý hóa đơn không hợp lệ, hãy tham khảo Hướng dẫn xử lý hóa đơn không hợp lệ dễ hiểu 2023 dưới đây của Tìm luật nhé.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thế nào là hóa đơn không hợp lệ?
Hiện nay có nhiều cá nhân, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ. Khi cơ quan thuế phát hiện sẽ tốn bị xử phạt, bên cạnh đó còn tốn nhiều thời gian và chi phí để xử lý. Chính vì vậy, cá nhân, tổ chức cần đảm bảo được tính hợp lệ của hóa đơn để tránh sử dụng sử dụng hóa đơn không hợp lệ. Theo đó, hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải đáp ứng điều kiện được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 1 Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
– Tên hóa đơn: là tên của từng loại hóa đơn cần được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG/HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ/HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU/HÓA ĐƠN BÁN HÀNG/HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG/TEM, VÉ, THẺ/HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.
– Ký hiệu hóa đơn điện tử: Nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh đúng thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
- Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- 02 ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.
- 01 ký tự tiếp theo: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- 02 ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: Là ký tự gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:
- Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
- Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
– Số hóa đơn: Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn, đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
Thông thường, số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua…
Như vậy, hóa đơn không đảm bảo được các đặc điểm trên là hóa đơn không hợp lệ.
Quy định về tính hợp lệ của hóa đơn
Để sử dụng hóa đơn hợp lê, cá nhân, tổ chức cần nắm được quy định về tính hợp lệ của hóa đơn. Từ đó, đảm bảo hóa đơn hợp lệ khi sử dụng. Có thể hiện nay nhiều người chưa nắm được quy định về tính hợp lệ của hóa đơn. Dưới đây là quy định pháp luật về tính hợp lệ của hóa đơn mà cá nhân, tổ chức cần nắm rõ.
Theo điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đảm bảo các điều kiện:
– Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT…
– Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML và bao gồm 02 thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
– Đúng thông tin được đăng ký theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Không thuộc trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn không hợp lệ
Khi phát hiện hóa đơn không hợp lê, cá nhân, tổ chức cần nhanh chóng xử lý. Tránh tình trạng để lâu dài sẽ tốn thời gian và chi phí khắc phục. Ngoài ra, khi bị cơ quan thuế phát hiện sử dụng hóa đơn không hợp lệ sẽ bị xử phạt. Nếu bạn đnag gặp khó kahwn khi xử lý hóa đơn không hợp lệ, hãy theo dõi hướng dẫn sau đây:
Căn cứ quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm c, e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có hướng dẫn như sau:
Trường hợp 1: Người bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn không hợp lệ đã lập bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh.
Cách xử lí:
Người bán thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).
Trường hợp 2: Người bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn không hợp lệ đã lập bằng cách lập hóa đơn thay thế.
Cách xử lí:
Người bán lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn không hợp lệ cần thay thế.
Lưu ý: Đối với cả 2 trường hợp trên, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đều cần ghi thông tin: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” và trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp 3: Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai.
Cách xử lí:
– Nếu lựa chọn phương pháp lập hóa đơn điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
– Nếu lựa chọn phương pháp lập hóa đơn thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
Trường hợp 4: Hóa đơn không hợp lệ đã lập theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót.
Cách xử lí:
– Người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
+ Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
+ Trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
– Doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn không hợp lệ theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Đồng thời, doanh nghiệp không cần phải hủy hóa đơn đã lập, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Thông tin liên hệ
Tìm luật đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Hướng dẫn xử lý hóa đơn không hợp lệ dễ hiểu 2023”. Ngoài ra, chúng tôi có giải đáp vấn đề pháp lý khác liên quan đến tra cứu số giấy phép lái xe theo cmnd. Rất hân hạnh được giúp ích cho bạn.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì có hợp lệ không?
Theo quy định, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế vẫn là hóa đơn hợp lệ nếu đáp ứng được các điều kiện hợp lệ của hóa đơn và do các doanh nghiệp sau phát hành:
– Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Sử dụng không hợp pháp hóa đơn sẽ bị xử phạt như thế nào?
Căn cứ Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định:
“Điều 28. Xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn
1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn quy định tại Điều 4 Nghị định này, trừ trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định này.
2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.”
Như vậy, trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp hóa sẽ phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Ngoài ra còn buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.