Quy định về việc sử dụng con dấu trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, không chỉ liên quan đến việc chứng thực mà còn ảnh hưởng đến thực hiện thủ tục hành chính và giao dịch với bên ngoài. Các quy tắc này thường liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu, đồng thời đi kèm với việc tuân thủ các quy định pháp luật về đăng ký doanh nghiệp và quyền sở hữu trí tuệ.
Vậy “Quy định sử dụng con dấu công ty như thế nào?” có nội dung như thế nào? Hãy cùng Tìm Luật tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!
Pháp luật điều chỉnh con dấu công ty như thế nào?
Trước đây, Nghị định 58/2001/NĐ-CP đã quy định như sau: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này”.
Tuy nhiên, hiện nay, Nghị định 58/2001/NĐ-CP đã được thay thế bởi Nghị định 99/2016/NĐ-CP, điều chỉnh về việc quản lý và sử dụng con dấu. Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được quy định theo Luật doanh nghiệp 2020 và Luật đầu tư 2020, không còn chịu sự điều chỉnh chung theo Nghị định như trước đây.
Mời bạn xem thêm: mẫu đơn yêu cầu công nhận thuận tình ly hôn
Quy định về số lượng, hình thức và nội dung mẫu con dấu của công ty
Theo quy định của Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, doanh nghiệp được quyền tự quyết định về số lượng, hình thức và nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện theo quy định. Khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, hoặc ký hiệu trong nội dung hoặc mẫu con dấu, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến sở hữu trí tuệ và các quy định khác.
Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn tra cứu mẫu dấu công ty
Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định về số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
“Điều 12. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp
1. Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:
a) Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu.
b) Số lượng con dấu.
c) Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
2. Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
3. Thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp trong nội dung mẫu con dấu thực hiện theo quy định tại Điều 30 và Khoản 1 Điều 38 Luật Doanh nghiệp. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp, trừ các trường hợp quy định tại Điều 14 Nghị định này.”
(*) Những điều cấm về con dấu:
Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Điều kiện để sử dụng con dấu công ty
Doanh nghiệp cần thực hiện thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh tại địa chỉ trụ sở chính hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện trước khi sử dụng con dấu. Thủ tục này nhằm đăng tải mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 và tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp mà không thực hiện thông báo. Tuy nhiên, nếu có thay đổi mẫu con dấu hoặc màu mực, doanh nghiệp cần tuân theo quy định thông báo mẫu con dấu theo quy định của luật đăng ký doanh nghiệp.
Căn cứ theo Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau:
“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:
a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu
Vấn đề “Quy định sử dụng con dấu công ty như thế nào?” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. Tìm Luật luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu tìm kiếm thông tin pháp lý, các mẫu đơn hoặc các quy định pháp luật, tin tức pháp lý mới liên quan, vui lòng cập nhật website để biết thêm thông tin. Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp quyết định hình thức của con dấu.
Doanh nghiệp có thể chọn hình thức cho con dấu:
Hình dáng: Con dấu có thể có hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi, hình elip hay các hình đa giác khác. Con dấu có thể có hình hoa, hình bướm, hình cá, hình chim tuỳ ý.
Màu sắc: Con dấu có thể sử dụng bất kỳ màu mực gì: Xanh, đỏ, tím, vàng, cam, đen hay màu tím cho lãng mạn cũng được.
Kích thước: Con dấu có thể nhỏ bằng cái nắp chai bia hay to bằng các bát đều được.
Thay đổi mẫu con dấu
Muốn thay con dấu mới, doanh nghiệp tự làm con dấu hoặc đặt làm con dấu theo quy định nêu trên và thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Đối với con dấu làm trước ngày 1/7/2015, doanh nghiệp phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.