Quy định về thời hạn làm bản sao giấy khai sinh mất bao lâu

Đối với mỗi công dân thì giấy khai sinh là loại giấy tờ tùy thân rất quan trọng. Ở thời điểm hiện nay thì nếu mất trích lục khai sinh người dân có thể xin cấp bản sao để thực hiện một số những thủ tục khác. Việc xin cấp giấy trích lục khai sinh, bản sao giấy khai sinh cũng ngày càng phổ biến hơn và đặc biệt có rất nhiều người vẫn thắc mắc trích lục khai sinh, bản sao giấy khai sinh có thời hạn bao lâu? Xin mời các bạn độc giả cùng tìm hiểu qua bài viết của Tìm luật để hiểu và nắm rõ được những quy định về “Làm bản sao giấy khai sinh mất bao lâu” có thể giúp các bạn độc giả hiểu sâu hơn về pháp luật.

Căn cứ pháp lý

• Luật Hộ tịch năm 2014
• Nghị định số 23/2015/NĐ–CP

Khái niệm bản sao giấy khai sinh

Bản sao theo quy định pháp luật bản copy từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác nội dung từ bản gốc. Như vậy bản sao giấy khai sinh trên thực tế sẽ tồn tại hai loại đó là:

• Bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc, loại bản sao này trong thực tế có thể phân biệt với bản chính thông qua cụm từ bản sao thường được viết dưới cụm từ “Giấy khai sinh” có chữ bá ản sao ở dưới. Do cơ quan đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao, có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
• Bản sao giấy khai sinh được photo nhưng được chứng thực tại văn phòng công chứng, hay tại ủy ban nhân dân xã phường/phường nơi người khai sinh được cấp giấy khai sinh.

Giá trị của bản sao giấy khai sinh

– Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

– Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc và bản sao Giấy khai sinh chứng thực đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Hồ sơ xin cấp trích lục bản sao giấy khai sinh

Để xin cấp trích lục giấy khai sinh, bạn có thể đến Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện (nếu khai sinh có yếu tố nước ngoài) để làm thủ tục.

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

– Mẫu đơn xin trích lục giấy khai sinh;

– Giấy tờ tùy thân có ảnh còn giá trị sử dụng như Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu;

– Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thì phải có văn bản ủy quyền.

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức hộ tịch sẽ căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh. Đồng thời, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.

Thủ tục xin cấp bản sao giấy khai sinh

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ xin cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh. 

– Một trong các giấy tờ tùy thân: hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân.

– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch.

– Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

– Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.

Bước 2: Yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền

Cá nhân nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền bằng một trong hai hình thức dưới đây:

– Nộp trực tiếp cho cơ quan đăng ký hộ tịch (xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân)

– Gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến (gửi kèm bản sao có chứng thực giấy tờ tùy thân và nộp lệ phí đăng ký hộ tịch, lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch nếu không thuộc diện được miễn lệ phí và chi phí trả kết quả qua hệ thống bưu chính. Người tiếp nhận hồ sơ ghi rõ phương thức trả kết quả trong giấy tiếp nhận.

Bước 3: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.

Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.

Bước 4: Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

Cơ quan có thẩm quyền trích lục bản sao giấy khai sinh

Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký. (Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014).Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu được giải thích theo khoản 5 Điều 4 “gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”

Như vậy bạn có quyền xin cấp bản sao trích lục khai sinh tại các cơ quan sau:

– Cơ quan đăng ký hộ tịch (Quy định tại khoản 4 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014)

+ Thông thường là Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện

+ Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (nếu khai sinh có yếu tố nước ngoài).

– Bộ Tư pháp;

– Bộ Ngoại giao.

Làm bản sao giấy khai sinh mất bao lâu?

Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể tự đăng ký khai sinh cho con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích hoặc cá nhân, tổ  chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em;

(Công chức tư pháp – hộ tịch thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc đăng ký khai sinh cho trẻ em trên địa bàn trong thời hạn quy định; trường họp cần thiết thì thực hiện đăng ký khai sinh lưu động)

Khoản 2 Điều 18 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP quy định về thời hạn cấp bản sao trích lục khai sinh như sau: “Ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp bản sao trích lục từ Sổ hộ tịch, Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.” Như vậy thời gian nếu muốn nhận bản sao trích lục Giấy khai sinh trong ngày thì quý bạn đọc cần nộp hồ sơ trước 15 giờ. Nếu nộp sau 15h, quý bạn đọc phải nhận vào ngày tiếp theo.

Quy định về mức lệ phí trích lục bản sao giấy khai sinh

Lệ phí trích lục hộ tịch là 8.000 VNĐ đồng/bản sao Trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký theo quy định tại Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC.

Công chứng bản sao giấy khai sinh

Bản sao giấy khai sinh chỉ được chứng thực từ bản chính, không được công chứng vì:

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. (Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014).

Dựa vào khái niệm công chứng trên đây, đối tượng công chứng là các hợp đồng, giao dịch dân sự khác, bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, không phải là các bản sao.

Tuy nhiên, để phục vụ cho nhu cầu thực tế cần chứng thực nhanh chóng các bản sao như bản sao giấy khai sinh, pháp luật trao cho công chứng viên thực hiện việc chứng thực theo Điều 77 Luật Công chứng năm 2014, cụ thể như sau:

“Điều 77. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản của công chứng viên

1. Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.

2. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.”

Do đó Quý vị có thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao giấy khai sinh từ bản chính tại Văn phòng công chứng, Phòng công chứng. Bản chất thủ tục vẫn là chứng thực bản sao từ bản chính, không phải công chứng như cách gọi của nhiều người.

Về việc xuất trình/ nộp bản chính, bản sao, Quý vị có thể dựa vào Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về nguyên tắc khi tiếp nhận bản sao của cơ quan, tổ chức như sau để thực hiện, cụ thể là:

– Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

– Trường hợp tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Mời các bạn xem thêm bài viết

• Sửa giấy khai sinh gốc ở đâu theo quy định?
• Tải xuống mẫu đơn xin chỉnh sửa giấy khai sinh năm 2023
• Sửa giấy khai sinh mất bao lâu theo quy định?

Vấn đề “Làm bản sao giấy khai sinh mất bao lâu” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. Tìm luật luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình về vấn pháp lý cho quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu về vấn đề pháp lý liên quan như là tạm hoãn nghĩa vụ quân sự đại học. Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện. 

Câu hỏi thường gặp