Mỗi cá nhân mất đi đã đăng ký khai tử tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì khi loại giấy này bị mất hoặc hư hỏng có thể xin cấp lại thành giấy trích lục giấy chứng tử theo quy định của pháp luật. Hai loại giấy tờ này đều có ý nghĩa quan trọng những mỗi loại đều được phân biệt vì chúng có những cách sử dụng khác nhau. Xin mời các bạn độc giả cùng tìm hiểu qua bài viết của Tìm luật để hiểu và nắm rõ được những quy định về “Trích lục khai tử và giấy chứng tử” có thể giúp các bạn độc giả hiểu sâu hơn về pháp luật.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch năm 2014
- Nghị định 123/2015 NĐ-CP
- Thông tư 04/2020/TT-BTP
Mẫu giấy trích lục khai tử và giấy chứng tử cập nhật 2023
Mẫu giấy trích lục khai tử
Mẫu giấy chứng tử
Trích lục khai tử và giấy chứng tử khác nhau gì?
Hiểu đơn giản thì khi một người mất đi, người thân sẽ có nghĩa vụ thông báo với UBND nơi cư trú để làm thủ tục cấp giấy chứng tử. Giấy chứng tử có ý nghĩa rất quan trọng, trước mắt là để làm các thủ tục khi mai táng, sau cùng là căn cứ để chia thừa kế theo quy định pháp luật.
Ngược lại trích lục khai tử được hiểu là lấy thông tin về đăng ký khai tử của một người trong sổ gốc được lưu trữ tại cơ quan nhà nước. Khi thực hiện đăng ký khai tử, công dân sẽ được cấp giấy chứng tử, ngược lại thì cán bộ hộ tịch cũng ghi chú thông tin khai tử trong sổ hộ tịch để quản lý. Trích lục khai tử kết quả sẽ là giấy trích lục khai tử với giá trị pháp lý tương tự giấy chứng tử.
Giấy chứng tử và giấy trích lục khai tử đều sử dụng để:
- Xác định thời điểm mở thừa kế, hàng thừa kế;
- Giải quyết chế độ tử tuất;
- Xác định tài sản chung vợ chồng;
- Xác nhận tình trạng hôn nhân khi muốn đăng ký kết hôn với người khác…
Quy trình thực hiện làm giấy chứng tử
Hồ sơ làm giấy chứng tử
– Tờ khai đăng ký khai tử;
– Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử như:
+ Trường hợp người chết tại cơ sở y tế thì thủ trưởng cơ sở y tế sẽ là người cấp Giấy báo tử;
+ Trường hợp người chết do thi hành án tử hình thì Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình sẽ là người cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử
– Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai tử.
Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
Những giấy tờ cần phải xuất trình bao gồm:
+ Hộ chiếu/Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân;
+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền (trong trường hợp Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa hoàn thiện);
Nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì xuất trình giấy tờ chứng minh nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người chết.
Lưu ý: Khi hồ sơ qua bưu điện thì người gửi cần phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Trình tự thực hiện thủ tục làm giấy chứng tử
Bước 01: Nộp hồ sơ
Hồ sơ sẽ được gửi tới:
– UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của công dân Việt Nam
– UBND cấp huyện nơi cư trú cuối cùng của người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam.
– UBND xã ở khu vực biên giới đối với người nước ngoài cư trú tại xã đó.
Bước 02: Kiểm tra hồ sơ
– Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy tiếp nhận, ghi rõ ngày, giờ trả kết quả.
– Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì người kiểm tra hồ sơ sẽ hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.
Trường hợp hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Khi không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
Bước 03: Giải quyết khai tử
Công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử.
Quy trình thực hiện thủ tục làm trích lục khai tử
Hồ sơ làm trích lục khai tử
- Tờ khai xin cấp trích lục khai tử (theo mẫu)
- Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ với người quá cố. Trong trường hợp được ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật.
- Sổ hộ khẩu của người có yêu cầu Thủ tục cấp trích lục khai tử như thế nào
Trình tự thực hiện thủ tục trích lục khai tử
Thủ tục trích lục khai tử trực tiếp
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
Người có nhu cầu cấp trích lục khai tử cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, bào gồm các giấy tờ sau:
– Tờ khai theo mẫu xin cấp Trích lục khai tử.
– Người đi xin giấy trích lục khai tử mang theo giấy tờ tùy thân (chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân/giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp và còn giá trị sử dụng)
– Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người đã mất như sổ hộ khẩu hoặc giấy khai sinh,…
– Giấy ủy quyền (nếu có)
Bước 2: Nộp hồ sơ
– Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nộp hồ sơ đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền
– Nếu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch của cá nhân thì phải gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
– Sau khi nhận được yêu cầu, công chức tư pháp- hộ tịch sẽ xem xét thành phần hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của nội dung các loại giấy tờ.
+ Nếu hồ sơ hợp lệ thì công chức tư pháp- hộ tịch sẽ cấp cho người yêu cầu giấy hẹn trả kết quả. Người có yêu cầu nộp phí, lệ phí theo quy định pháp luật.
+ Nếu hồ sơ không hợp lệ thì công chức tư pháp- hộ tịch sẽ hướng dẫn người có yêu cầu bổ sung, điều chỉnh
Bước 3: Nhận kết quả
Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, trường hợp tiếp nhận hồ sơ cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo hình thức trực tiếp, thì công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục hộ tịch trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
Thủ tục trích lục khai tử online
Bước 1: Người có yêu cầu trích lục khai tử nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (https://dichvucong.—.gov.vn).
Sau khi đăng nhập xong, người có yêu cầu tiến hành đăng kí và đăng nhập tài khoản, xác thực định danh điện tử để xác định nhân thân của người có yêu cầu đăng ký
Tùy vào nơi nộp hồ sơ của bạn là Phường/Xã/Thị trấn, Quận/Huyện/Thị xã hay Sở/Ngành mà bạn truy cập đúng link trên cổng dịch vụ công (Đăng ký Cấp bản sao trích lục khai tử trực tuyến nộp hồ sơ tại Phường/Xã/Thị trấn)
Bước 2:
Sau khi truy cập vào link thì bên dưới “Cấp bản sao trích lục khai tử“, các bạn chọn nơi mà bạn muốn nộp hồ sơ.
Ví dụ: Chọn nộp hồ sơ tại cấp xã/phường thì ở bạn sẽ chọn mục quận/huyện, sau khi chọn mục quận/ huyện xong thì mục cơ quan tiếp nhận sẽ hiện ra để bạn lựa chọn
Bước 3: Lựa chọn số lượng bản trích lục mà bạn cần.
Nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật
Lưu ý: Số lượng bản trích lục càng nhiều thì số tiền phải trả sẽ tăng cao hơn
Bước 4: Các bạn sẽ điền đầy đủ thông tin vào những mục sau:
– Thông tin về người yêu cầu:
+ Họ và tên người yêu cầu
+ Số điện thoại
+ Điền đầy đủ thông tin của các loại giấy tờ mà bạn lựa chọn như Chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân/giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp và còn giá trị sử dụng (Bản chụp). Trong trường hợp các thông tin này đã được xác thực và được cung cấp tại cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì không phải tải lên
+ Nơi cư trú
+ Mối quan hệ với người đã chết
– Thông tin người được trích lục:
+ Điền đầy đủ họ và tên của người đã chế
+ Giới tính của người đã chết
+ Ngày sinh
+ Ngày tháng năm cấp sổ giấy tờ hộ tịch nơi cư trú
+ Đã khai tử tại đâu
Bước 5: Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin thì bạn sẽ tích vào ô “Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về tờ khai trên”
Sau đó bạn chọn phần tiếp tục để hoàn thành được thủ tục đăng ký, nếu muốn in mẫu thì bạn chọn vào mục “in mẫu”
Bước 6: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ:
Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định thì công chức làm công tác hộ tịch gửi lại nội dung biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử tương ứng với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
Sau đó người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).
Nếu người có yêu cấp bản sao Trích lục hộ tịch đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch sẽ tiến hành in bản sao Trích lục hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
Mời các bạn xem thêm bài viết
- Hướng dẫn trích lục khai tử bản sao mới năm 2023
- Quy định về trích lục khai tử online năm 2023
- Sửa giấy khai sinh gốc ở đâu theo quy định?
Tìm luật đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Trích lục khai tử và giấy chứng tử”. Ngoài ra, chúng tôi có giải đáp vấn đề pháp lý khác như các thông tin pháp lý như tải mẫu đơn ly hôn thuận tình, các mẫu đơn pháp luật, tư vấn pháp lý… Rất hân hạnh được giúp ích cho bạn.
Câu hỏi thường gặp
Xin trích lục khai tử ở đâu?
Theo quy định tại Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014 về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký thì:
Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định:
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Như vậy, theo quy định này thì cơ quan có thẩm quyền bao gồm:
Cơ quan đăng ký hộ tịch: Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Cơ quan đại diện
Bộ Tư pháp
Bộ Ngoại giao
Cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự….
Đây là các cơ quan có thẩm quyền quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch, có thể cấp trích lục bản sao Giấy khai tử khi hoàn thiện cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch.
Tuy nhiên, ở thời điểm mà Cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch chưa hoàn thiện, thông tin chưa được thông suốt thì việc cấp trích lục khai tử vẫn cần dựa trên Sổ đăng ký khai tử lưu giữ ở nơi tiến hành đăng ký khai tử trước đây. Do đó, để đảm bảo chắc chắn cho việc xin trích lục khai tử, người yêu cầu nộp hồ sơ tới cơ quan nhà nước nơi trước đây đăng ký khai tử cho cá nhân đó.
Có thể ủy quyền xin trích lục khai tử không?
Luật hộ tịch quy định: Trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện.